Kymenlaakson sosiaalipsykiatrisen yhdistys Ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste
Päivitetty 11.06.2018
1 REKISTERINPITÄJÄ
Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry/ Toitu RY
y-tunnus: 1621798-4
Raidetie 7
45610 Koria
puh. +358 400651764
Asiakassuhteen perustuessa kunnan tai kuntayhtymän maksusitoumukseen toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja. Tällöin Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry / Toitu RY toimii henkilötietojen käsittelijänä.
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry/ Toitu Ry:n tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii tietosuojavastaava Maria Rautava, puh. 050 4065 986, maria.rautava@toitu.fi.
3 ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.
Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään ammatillisen tukihenkilöpalvelun asiakassuhteen toteutukseen ja arviointiin, sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, asiakastiedot luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.
Yhdistys käsittelee henkilötietoja palvelujen yhteydessä ainoastaan henkilökohtaisia palvelusopimuksia tilaajan kanssa laatiessa, sekä palvelun ostajaosapuolen pyytäessä niitä laskutuksen kohdentamisessa, sekä raportoinnissa.
4 ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Asiakkaan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, sekä tiedot palvelun kestosta, tarvittaessa myös palvelun laskutustiedot.
Asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten ammatillisessa tukihenkilösuhteessa syntyvät kuukausittaiset merkinnät. Asiakasrekisteriin tallennetaan myös kuntoutuksen/hoidon kannalta välttämättömät tiedot kuten sosiaalityöntekijän tai muun tarvittavan hoitotahon vain tarpeelliset yhteystiedot. Asiakasrekisteriin tallentuu asiakkaan ammatillinen tukihenkilö, hänen yhteystiedot, moniammatillisten tiimien palavereiden osallistujat, sekä sitä toteuttaneiden henkilöiden tiedot vain tarpeen mukaan, eli vain nimi ja yhteystiedot.
Tiedot rekisteriin saadaan suoraan sosiaalihuollon ammattihenkilöiltä tai muulta tilaajataholta. Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja säädöksiä tietojen säilytysajoista.
5 ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
Asiakastietoja ei luovuteta eteenpäin.
Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan / kuntayhtymän toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin kunta / kuntayhtymä päättää tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen perusta.
6 ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖ JA NIIDEN SUOJAAMINEN
Asiakastiedot on laissa säädetty salassa pidettäviksi, eikä saa luovuttaa sivullisten tietoon.
Vain asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt (myös yhteistyötahot) voivat käyttää asiakastietoja ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät.
Vanhat ja mahdollisesti sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa lukollisissa kaapeissa.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköisesti käsiteltävät tiedot ovat kahden salasanan takana. Työntekijät vaihtavat sähköisen järjestelmän henkilökohtaisen salasanan tarvittavin väliajoin.
7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö tai hänen määräämä muu sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakastietoihin.
Kun palvelu perustuu kunnan / kuntayhtymän toimeksiantoon, myöntää tarkastusoikeuden ko. kunnan / kuntayhtymän viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.
Rekisterinpitäjän on myös ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry/ Toitu Ry:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Tarkastus- tai korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle postitse kohdassa 8 olevien ohjeiden mukaisesti tai pyynnöt toimitetaan henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys tullaan varmentamaan ennen asiakkaan tekemien pyyntöjen toteuttamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
8 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry:n postitse osoitteeseen: Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry/ Toitu Ry, Raidetie 7, 45610 Koria. Kymenlaakson sosiaalipsykiatrinen yhdistys Ry/ Toitu Ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.